Les missions du syndic sont définies par l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965.
Il exécute les dispositions du règlement de copropriété, et veille à l’application du règlement. Le syndic prend les mesures qui permette le respect du règlement de copropriétés.
Le syndic convoque les copropriétaires en assemblée générale et en exécute les décisions, et ce , une fois par an. En mandataire, et sans en juger de l’opportunité, il applique les décisions. Le refus d’exécuter la volonté du syndicat engage sa responsabilité.
Le syndic assure l’entretien, la conservation de l’immeuble et en assure la garde. Il assure l’entretien courant et les petites réparations de sa propre initiative, les autres travaux devant faire l’objet d’un vote en assemblée générale. Cependant, si des travaux urgents sont nécessaires à la conservation du patrimoine, le syndic peut engager des travaux sans autorisation. Mais l’article 37 du décret du 17 mars 1967, précise que ces travaux devront rapidement faire l’objet d’une ratification par les copropriétaires.
Le syndic met à jour le carnet d’entretien de l’immeuble, et cette obligatoire engage sa responsabilité et celle du syndicat. Ce document contient l’identité du syndic, l’adresse de l’immeuble, les travaux futurs et passés, les contrats, notamment d’assurances. Il peut être consulté par un futur acquéreur ou un copropriétaire.
Il crée et met à jour un portail extranet sécurisé qui permet au copropriétaires et au conseil syndical d’accéder à la plupart des documents relatifs à leur copropriété. La loi Alur rend obligatoire par l’article 55 sa mise en place sauf décision contraire des copropriétaires.
Le syndic souscrit l’assurance immeuble qui est obligatoire, et si les copropriétaires refusent de souscrire, le syndic doit souscrire l’assurance pour le compte du syndicat , comme précisé à l’article 55 de la loi Alur.
Le syndic prépare le prévisionnel, en concertation avec le conseil syndical, ainsi que prévoit les gros travaux à venir et les présente au conseil syndical .
Le syndic représente le syndicats des copropriétaires en justice, conserve les archives du syndicat, embauche et gère le personnel de l’immeuble, met à jour la liste des copropriétaires, et surtout tient la comptabilité du syndicat
A ce dernier titre, il ouvre un compte bancaire séparé au nom du syndicat, et verse dessus, tous les montants que le syndicat reçoit. Le compte doit être ouvert dans les 3 mois qui suivent sa nomination, sinon, son mandat expire de plein droit. Depuis ,e 26 mars 2015, les syndics , chaque copropriété doit obligatoirement avoir son compte propre, et les syndics ne peuvent plus gérer leurs immeubles sur un seul compte. Cependant, les immeubles de moins de 15 lots peuvent obtenir une dérogation. Ce sera sous la forme d’un sous-compte.
L’arrêté et l’approbation des comptes de l’exercice écoulé qui a lieu chaque année se fera en assemblée générale, qui donnera quitus de la gestion une fois par an.
Il est nécessaire que le conseil syndical soit impliqué dans la vie de la copropriété pour assurer les missions suivantes :
- La conservation de l’immeuble et l’administration des parties communes, par la loi du 10 juillet 1965, article 14, le syndicat des copropriétaires assure la conservation de l’immeuble et des parties communes, par l’entretien courant et les travaux nécessaires au maintien de l’immeuble en bon état. Les décisions sont à prendre en assemblée générale , mais la responsabilité du syndicat des copropriétaires peut être engagé si des refus injustifiés à des travaux nécessaires à l’entretien de l’immeuble montre que le syndicat refuse d’assumer son rôle. Cette carence du syndicat , si elle porte préjudice à un ou plusieurs copropriétaires, ou à des tiers, peut faire l’objet de procédures. Le syndicat est de plein droit responsable, si vice de construction ou défaut d’entretien. La jurisprudence est large de syndicats de copropriétaire qui ont vu leurs responsabilités retenues pour ne pas avoir tenu ses obligations, particulièrement pour des travaux nécessaires à la conservation de l’immeuble en bon état.
- La modification, le respect ou l’établissement du règlement de copropriété. Il peut être établi par le promoteur, mais peut être établi aussi par le syndicat des copropriétaires. Une fois en place, il peut être modifié par un vote en assemblée générale.
- Engagement du personnel, car le syndicat engage le personnel s’il y a lieu, pour l’entretien et ou la surveillance de l’immeuble, dont il est l’employeur, même si cette tâche est assurée par le syndic qui est le mandataire du syndicat.
- L’immeuble doit être assuré, et donc la souscription de l’assurance immeuble fait partie de ses obligations.
- La nomination, la révocation du syndic, et des membres du conseil syndical. Les copropriétaires , lors de l’assemblée générale, nomment le syndic pour une durée déterminée, maximum 3 ans, et approuvent son mandat. Le syndicat des copropriétaires peut le révoquer en cas de faute grave, ainsi que les membres du conseil syndical.
- Les actions en justice : Le syndicat des copropriétaires peut agir en justice, demandeur ou en défense, contre un ou plusieurs copropriétaires ou des tiers.
De manière générale, le rôle du syndic est d’accompagner le syndicat et d’exécuter les décisions prises en assemblée générale, comme étant son mandataire.