Le carnet d’entretien
Depuis 2001, les syndics doivent tenir à jour le carnet d’entretien de chaque copropriété. Le carnet doit permet de suivre les travaux réalisés avec la date, la nature des travaux, les entreprises qui sont intervenues dans les parties communes. Ce carnet permet de suivre ce qui a été fait, et doit permettre de prévoir la suite des travaux à réaliser.
L’assemblée générale peut décider à la majorité de l’article 24 de la loi de 1965 de faire figurer plus d’informations que le minimum légal dans le carnet d’entretien. Il peut être judicieux d’y annexer certains documents techniques (plan de l’immeuble, descriptifs des matériaux, des réseaux techniques). Ces documents sont utiles pour réaliser l’audit de l’immeuble.
C’est le carnet de santé de la copropriété.
Audit d’immeuble
Le simple regard sur un immeuble ne permet pas de connaitre la vrai situation de la copropriété. L’intervention d »un professionnel de la construction permet lors d’un audit d’avoir une connaissance approfondie de la situation. Connaitre les risques permet d’anticiper les événements. L’audit permettra aussi d’améliorer le conforts des occupants, et parfois les charges. Un contrôle du gros œuvre : toiture, balcons, terrasses, caves mais aussi des lots techniques tels que les ascenseurs, la chaudière , la VMC, les dispositifs de sécurité incendie, de contrôle d’accès, des garages sont souvent nécessaire pour connaître mieux la situation.
Au-delà de l’audit, prendre note des commentaires des occupants et souvent intéressants et permet de localiser un problème existant ou potentiel.
Audit et assemblée générale : La loi autorise le conseil syndical à consulter les professionnels de son choix pour qu’ils l’assistent dans l’exécution des missions. Des avis techniques peuvent être demandés (article 25 du décret de 1967), et la rémunération de ces intervenants entre en général dans les dépenses courantes, et peuvent être provisionner dans le budget.
Un audit complet représente toutefois un coût important, et il doit être voter en assemblée générale, par l’article 24 de la loi de 1965. Cette opération doit être vue comme un investissement car à terme, il permettra souvent de faire des économies dans la gestion. Des devis doivent être joint à la convocation pour que les copropriétaires sachent combien ce coût représente, et montre que l’opération d’audit à été bien préparée.
L’audit est meilleur s’il est global, c’est-à-dire, techniques et énergétiques, et doit être partagé entre le conseil syndical, l’architecte, l’ingénieur thermicien, le bureau d’études, en fonction des intervenants.
Cela commence par un bilan initial de copropriété, qui met en avant les points faibles de la copropriété et identifie un ensemble de points (humidité, fissures, nuisances sonores, procédures en cours, impayés, construction de l’immeuble, problèmes divers,…).
Une fois l’audit accepté, la collecte documentaire (plans, factures, contrats, relevés, chaudière, ascenseurs,…) sera assurée en amont par le conseil syndical, et c’est un gain de temps et d’argent pour la copropriété. L’ARC peut aider le CS à sélectionner les auditeurs et à analyser les propositions pour faire un vote dans de bonnes conditions.
L’audit énergétique obligatoire
Ceci ne concerne que les copropriétés de plus de 49 lots équipés d’un système de chauffage collectif. Le permis de construire de l’immeuble doit être antérieure au 01 juin 2001. L’audit doit être réalisé dans les 5 ans qui suive le 01 janvier 2012. La loi impose l’inscription de l’audit à l’ordre du jour de l’assemblée générale, et procéder à une mise en concurrence.
La dommage ouvrage
En cas de travaux, il faut en principe souscrire une assurance Dommage Ouvrage. La dommage ouvrage ne joue qu’en cas de malfaçons qui peuvent compromettre la solidité du bâtiment, ou le rendre impropre à sa destination, soit pour de l’habitation, rendre le bien inhabitable.
Choix d’une entreprise
L’entreprise qui doit assurer les travaux doit présenter des qualités de compétences et d’assurances solides. Les entreprises peuvent justifier de labels et de certifications. En tout cas, elles ont été choisit sur devis détaillés, après établissement d’un cahier des charges décrivant de manière précise les travaux à effectuer. Le conseil syndical peut être mandaté pour préparer le cahier des charges, en collaboration avec un professionnel. Il faut être préciser des pénalités de retard, des clauses d’interdiction d’appels à la sous-traitance, et l’exigence d’un prix ferme et définitif. Sur des chantiers importants, le contrôle de la situation financière de l’entreprise peut être important.