Le syndic convoque les copropriétaires en assemblée générale au minimum un fois l’an et peut convoquer dès que cela est utile à la gestion du syndicat selon l’article 7 du décret de 1967
Le président du conseil syndical ou un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires peuvent notifier au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception une demande de convocation en assemblée générale sur une ou plusieurs questions à porter à l’ordre du jour. A défaut de convocation sous huit jours, le président du conseil syndical peut organiser cette convocation.
A défaut de convocation par le président du conseil syndical ou s’il n’y a pas de conseil syndical, tout copropriétaire peut saisir le président du TGI afin de nommer un mandataire chargé de convoquer l’assemblée générale. Rôle du mandataire judiciaire.
Qui convoquer ?
Tous les copropriétaires de lots, les représentants légaux des SCI, le mandataire désigné si un lot est une indivision, ou si le lot fait l’objet d’un démembrement usufruit, nue-propriété, à défaut le règlement de copropriété informe que les convocations sont adressées à l’usufruitier, à l’époux propriétaires d’un bien propre en copropriété sous le régime de la séparation de bien, aux deux époux conjointement s’ils ont acquis le lot durant le mariage sous le régime légal de la communauté réduite aux acquêts, enfin, aux concubins ou partenaires s’ils ont acquis le lot en indivision.
Les délais à respecter
La convocation est adressée au moins 21 jours avant la tenue de l’assemblée générale par LRAR ou par remise contre récépissé ou émargement . L’ouverture aux notifications et mises en demeures par voie électronique est maintenant admis, si les copropriétaires ont donnés leurs accords, et ceci est une évolution acquise par la loi ALUR , art 55.
Le délai des 21 jours court à partir du lendemain de la notification, et le fait de ne pas respecter de délai entraine la nullité de l’assemblée générale.
Le contenu de la convocation
Les convocations doivent contenir le lieu, la date et l’heure de la réunion, ainsi que l’ordre du jour de l’assemblée générale. Tous les sujets sur lesquels les copropriétaires devront se prononcer devront être notifier. Des pièces jointes comme des devis de travaux, des factures, des expertises pourront être annexés pour présentation aux copropriétaires. Des copropriétaires peuvent également demander à ce que des questions puissent être portés à l’ordre du jour. Cette demande dot être faite par LRAR.
Si la demande est trop tardive, la question pourra être portée à l’ordre du jour de l’assemblée suivante. L’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 précise que pendant le délai s’écoulant entre la convocation de l’AG appelée à montrer les comptes et la tenue de cette AG, les pièces justificatives des charges de copropriétés doivent être à la disposition de tous les copropriétaires.
La représentation des copropriétaires absents
Un copropriétaire absent peut se faire représenter en donnant son mandat, et son représentant peut voter en son nom. Cette personne peut être une personne étrangère à la copropriété. Cependant, il y a des règles qui encadre cette disposition. L’article 22 de la loi du 10 juillet 1965 interdit à un copropriétaire de donner mandat au syndic, ou à l’un de ses salariés. De plus, une personne ne peut représenter plusieurs de 3 copropriétaires ou alors seulement si elle ne représente pas plus de 5% des voix du syndicat, elle et ses mandants.